Главная ГИС ЭПД

Наметилось начало перехода на электронный документооборот в грузовых перевозках

Некоторые отечественные компании стали переходить на электронный документооборот при осуществлении автомобильных грузоперевозок, о чем стало известно от Минтранспорта РФ. К примеру, X5 Group, являющаяся ведущим ритейлером, через пару лет планирует полностью избавиться от бумажных ТН, планирует переход на их электронные аналоги. Начало полномасштабного тестирования намечено уже на сентябрь текущего года, а полный отказ от бумажной документации состоится в 2025 г. Такой шаг позволит компании отказаться от многих дополнительных расходов, что приведет к ежегодной экономии минимум 30 млн. руб. в год. Также цифровая документация позволит повысить прозрачность логистики, а также форсировать финансовые расчеты.

ГИС ЭПД, также известная как государственная инфосистема электронных перевозочных документов, начала свою работу 01.09.2022. Пока что она умеет работать в электронном виде с шестью различными документами.

На текущий момент электронная форма документов действует на добровольной основе – участники сами выбирают удобный для себя вариант (бумажная либо цифровая ТН). Но уже с 2024 г. переход на электронную форму планируется сделать обязательным. Более точная дата перехода пока что остается неизвестной.

Для того, чтобы успеть перестроиться в указанные сроки, компании уже сегодня начинают отлаживать данный переход, оптимизируют свои бизнес-процессы, обкатывают цифровую документацию. И в этом плане опыт такого крупного игрока, как X5 Transport, должен послужить триггером остальным участникам рынка.

Взаимодействие с госсистемой будет осуществляться при помощи операторов электронного документооборота, ставших обладателями соответствующего допуска. Они предоставляют заказчикам мощности для оформления электронных документов, а затем передают требуемые данные ГИС ЭПД.

Компания Х5 Transport успешно прошла тестирование, интегрировала обмен цифровыми ТН и протестировала работу с ними на реальных контрагентах. Благодаря мобильному приложению существенно упрощается процедура подписи в работе с грузами между отправителем и получателем. Уход от бумажных носителей при работе с товаром позволяет значительно экономить время, а хранение электронной документации в единой базе позволяет максимально оперативно получать к ним доступ за любой временной интервал.

Замена привычных бумажных ТН их электронными аналогами – естественное течение цифровизации, затрагивающей все большее количество направлений бизнеса. Но такой переход будет проводиться поступательно, чтобы потребители могли убедиться в стабильном функционировании обновленных учетных систем. Так как Х5 Transport является крупнейшим ритейлером на российском рынке, от его функционирования его логистических направлений зависят непрерывные поставки товаров во множество магазинов из всех регионов страны.

Путевой лист переведут в электронный вид с 1 марта 2023 года

С 01.03.2023 в РФ оформление путевых листов будет проходить по новым правилам. Соответствующее распоряжение и приказ подписаны Минтрансом РФ. По нему предусмотрена возможность цифрового оформления путевых листов. Традиционный, бумажный способ выписки бланка, пока сохраняется без изменений.

Информация о возможности заполнения путевого в электронном виде с весны 2023 г. распространялась среди транспортников в течение нескольких последних месяцев. С начала осени 2022 г. начала свою работу ГИС ЭПД, благодаря ей электронный формат получил ряд документов (транспортные накладные и т.д.). Уже тогда Минтранс уточнял, что это лишь начало перехода на электронную форму. Впереди запланирован старт системы, позволяющей выписывать в цифровом виде еще и путевые листы. С 01.03.23 г. также планируется введение электронного оформления для договора фрахтования.

В настоящий момент ведется работа в профильных ведомствах по подготовке нормативно-правовой базы, она позволит реализовать переход на электронный формат для путевых листов, договоров на фрахтование, заявок. Задача Минтранса РФ частично является выполненной – ведомство предоставило порядок оформления ПЛ, начинающий действовать с первого марта текущего года. Аналогичные приказы будут выпущены и для остальных документов.

Для признания работоспособности оформленных в цифровом виде путевых формат должен пройти утверждение ФНС. Одновременно должны быть скорректированы соответствующим образом процедуры проведения водительских медосмотров перед и после выполнения рейса, а также контроля техсостояния ТС, так как результаты данных действий также планируется заверять в цифровом формате. Как итог – требуется подготовка нормативной базы, обеспечивающей переход на электронный документооборот, но отдельные положения уже оглашены общественности.

Нюансы оформления документов

Основные моменты из предстоящего нововведения – возможность выписки цифровых путевых с 01.03.23 г. Для закрепления вносимых в документ данных предполагается привлечение усиленной квалифицированной либо неквалифицированной ЭЦП.

Немаловажно то, что возможность выписки бумажных бланков останется в качестве действующего варианта. По официальным данным – до 01.03.29 г., пока не истечет срок действия постановления Минтранса. Но по факту от заполнения бумажных бланков откажутся раньше. На это наводит тот факт, что к 2024 г. планируется полностью перейти на электронное оформление ТТН, сделав такой формат обязательным. С другими документами все будет происходить по аналогии. Что касается отдельных аспектов оформления путевого листа, ряд изменений, вступающих в силу с 01.03.23 г., также имеется. В приказе имеется уточнение – оформление путевого осуществляется собственником автотранспорта. В случае сдачи ТС в аренду эти функции принимает на себя арендодатель.

Новый формат предусматривает заполнение путевого до выхода автотранспорта в рейс/на линию, тогда как сейчас у правила несколько иная формулировка: документ заполняется до момента выхода в рейс.

Отдельные корректировки затрагивают нормы внесения в путевой информации о дате, времени, данных одометра. Сейчас при выписке на ТС нескольких путевых (одного по каждому водителю-сменщику) вышеназванные данные заносятся в документ первого выехавшего в рейс, при возвращении – вернувшегося водителя. Изменения предполагают внесение сведений в путевые каждого из них. Это означает, что в момент приема-сдачи ТС в путевку заносятся показания одометра, при этом проставляется время и дата. Заступающий в рейс должен эту информацию заверить, но при условии, если путевка оформляется в бумажной форме. Для электронных документов применяется ЭЦП уполномоченного лица.

Приказ также подчеркивает необходимость предъявить документ для сверки грузоотправителю в одном из двух видов (бумажном либо цифровом). Как было сказано ранее, данные о прохождении водительского медосмотра, а также о контроле техсостояния ТС в электронный документ также будут вноситься в цифровом виде. Это позволяет предположить возможность прохождения удаленных медосмотров с внедрением электронного путевого листа.